Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
records of processing activities für die Dokumentation aller Verarbeitungen; die Ausnahme für kleine Unternehmen greift seltener als erwartet. Sie entfällt bereits bei nicht nur gelegentlicher Verarbeitung. Im Zweifel entscheidet, ob die Verarbeitung regelmäßig erfolgt.
Die Verordnung sieht eine Ausnahme für Unternehmen unterhalb einer Beschäftigtenzahl vor, doch drei Gegenausnahmen zehren sie weitgehend auf: Sie gilt nicht bei Risiken für die Rechte der Betroffenen, nicht bei nicht nur gelegentlicher Verarbeitung und nicht bei besonderen Datenkategorien. Da fast jedes Unternehmen regelmäßig Beschäftigten- und Kundendaten verarbeitet, führt der Weg in der Praxis fast immer zum Verzeichnis. Eine Reform sieht Erleichterungen vor, ist aber noch nicht in Kraft.
Die Ausnahme für kleinere Unternehmen wird durch drei Gegenausnahmen weitgehend aufgezehrt.
Bereits nicht nur gelegentliche Verarbeitung lässt die Ausnahme entfallen.
Auch der Auftragsverarbeiter führt ein eigenes Verzeichnis, nicht nur der Verantwortliche.
Die geplanten Erleichterungen sind noch nicht in Kraft.
Fragt eine Aufsichtsbehörde die Dokumentation ab, ist das Verzeichnis das erste vorzulegende Papier. Steht nur documentation, unterschätzt der Bearbeiter Umfang und Struktur. Für eine Selbstauskunft nachrangig; bei einer Prüfung fehlt das zentrale Nachweisdokument.
Eine automatische Übersetzung gibt das Verzeichnis als processing directory oder activity register wieder; die Verordnung spricht von records of processing activities. Dass es sich um das zentrale Nachweisdokument gegenüber der Aufsicht handelt, trägt keine Fassung. In einer Ablage landet es dann bei den internen Listen.
Der Begriffsraum erklärt Sprache, nicht den Einzelfall. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei rechtlich verbindlichen Dokumenten sollte die Übersetzung fachkundig geprüft werden.